Uredba o kriterijima, mjerilima i postupcima financiranja i ugovaranja programa i projekata od interesa za opće dobro koje provode udruge (Nar. nov., br. 26/15., u daljnjem tekstu: Uredba)  propisuje mjerila te ugovorne obveze koje moraju ispunjavati udruge koje koriste sredstva iz javnih izvora kada provode programe i projekte od interesa za opće dobro, jednako kada se radi o financijskim sredstvima ili nefinancijskim podrškama u pravima, pokretninama i nekretninama.

Ispunjava li udruga, koja namjerava koristiti sredstva iz javnih izvora za provedbu svojih programa ili projekata, mjerila koja su propisana Uredbom, provjerava davatelj financijskih sredstava (nadležno državno tijelo, Vladin ured ili tijelo, jedinica lokalne samouprave, javno trgovačko društvo ili javna institucija) tijekom provjere ispunjavanja formalnih (administrativnih) uvjeta prijave na natječaj, koja prethodi ocjenjivanju samog programa ili projekta. Jednako ako se sredstva, pod uvjetima propisanim čl. 6. st. 3. Uredbe, udruzi dodjeljuju izravno, bez provedbe javnog natječaja, ili se dodjeljuju na temelju ugovora o sponzorstvu, ispunjavanje mjerila davatelj financijskih sredstava provjerava prije potpisa ugovora o financiranju. Iako se mjerila uređuju samo jednim člankom Uredbe (članak 5.), ona su brojna i zahtjevna.

  1. Udruga mora biti upisana u odgovarajuće registre

1.1. Registar udruga

Prije svega, da bi bila financirana iz javnih izvora, udruga mora biti upisana u Registar udruga[1], što znači i da treba djelovati sukladno Zakonu o udrugama (NN, br. 74/14. i 70/17) te da mora imati statut usklađen sa Zakonom o udrugama (u daljnjem tekstu: Zakon), a osoba ovlaštena za zastupanje udruge koja potpisuje ugovor o financiranju mora biti u mandatu.

Upisom u Registar, udruga stječe pravnu osobnost, a tu činjenicu dokazuje izvatkom iz Registra udruga koji se vodi se u elektroničkom obliku jedinstveno za sve udruge u Republici Hrvatskoj. Registar udruga vode uredi državne uprave u županijama, odnosno gradski ured Grada Zagreba nadležan za poslove opće uprave, a udruge se upisuju prema sjedištu udruge pri nadležnom uredu.

Izvadak iz Registra udruga, neovisno o sjedištu udruge izdaje ured državne uprave u županiji, odnosno gradski ured Grada Zagreba nadležan za poslove opće uprave, na zahtjev svake zainteresirane osobe. Izvadak iz Registra udruga izdaje se u obliku računalnog ispisa i sadrži posljednje podatke upisane u Registar udruga o: registarskom broju i OIB-u udruge, obliku udruživanja (udruga, ustrojstveni oblik udruge s pravnom osobnošću (podružnica, ogranak, društvo, klub i slično) ili savez udruga), datumu upisa, nazivu i skraćenom nazivu udruge ako je utvrđen statutom udruge, sjedištu (mjesto, ulica i broj), ciljevima udruge, jednom ili više područja djelovanja sukladno ciljevima i djelatnostima kojima se ostvaruju ciljevi, gospodarskim djelatnostima, ako su propisane statutom, osobi (osobama) ovlaštenoj za zastupanje udruge u Republici Hrvatskoj (ime, prezime, OIB i svojstvo), podatke koji se upisuju u rubriku »Napomena«, te podatke o prestanku postojanja udruge. Izvadak sadrži i podatak o nazivu, skraćenom nazivu na stranom jeziku udruge i teritorij na kojem udruga djeluje, ako su utvrđeni statutom udruge. Sukladno uputama Ministarstva uprave od 29. rujna i 2. listopada 2015. za udruge koje su izmijenile statute sukladno Zakonu i prijavile promjenu statuta, no upravni postupci, nakon kojih će im biti izdano rješenje o upisu promjena u registar udruga, još nisu dovršeni, u Registru udruga u rubrici “Napomena”, nalazi se tekst “Podnesen je zahtjev za upis promjene statuta i u postupku je rješavanja”. Napomena se programski briše nakon upisa podatka o usklađenosti statuta sa Zakonom o udrugama u Registar udruga.

Ipak, davatelji financijskih sredstava više nemaju potrebu tražiti od udruge izvadak iz Registra udruga Republike Hrvatske (ili njegovu presliku), kao dokaz o registraciji udruge, za koji je bilo važno da ne bude stariji od tri mjeseca do dana raspisivanja natječaja, kako bi bilo vidljivo da udruga djeluje najmanje onoliko godina od dana registracije do dana raspisivanja koliko je to propisano uvjetima natječaja. Naime, ustrojavanjem Registra udruga sukladno Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja Registra udruga Republike Hrvatske i Registra stranih udruga u Republici Hrvatskoj (NN, br. 4/15., u daljnjem tekstu: Pravilnik) davatelji financijskih sredstava, kao i cijela zainteresirana javnost, u svakom trenutku iz Registra udruga mogu ispisati dokument Ispis iz registra udruga na određeni datum, koji sadrži sve aktualne podatke o udruzi, koje sadrži i izvadak. To znači da ispis može biti dokaz o registraciji udruge, mandatu osobe ovlaštene za zastupanje i usklađenosti statuta sa Zakonom. Time se je postiglo da se udruge ne moraju izlagati plaćanju upravne pristojbe za izdavanje izvatka, a ispis s najnovijim podacima iz Registra udruga moguće je napraviti neposredno pred potpisivanje ugovora o financiranju iz javnih izvora.

Također, udruga koja je uskladila svoj statut sa Zakonom o udrugama, kada se javlja na javni natječaj ili javni poziv za financiranje njezinog programa ili projekta iz javnih sredstava više ne mora prilagati statut udruge, jer se statut i sve njegove izmjene i dopune javno objavljuju u Registru udruga.

Kada je riječ o mjerilima koje udruga treba ispunjavati da bi mogla koristiti sredstva iz javnih izvora, a mogu se provjeriti uvidom u Registar udruga treba imati u vidu da su sve udruge, sukladno članku  55. stavka 1. Zakona imale obvezu u roku od godinu dana od stupanja Zakona na snagu, dakle do 1. listopada 2015., uskladiti svoje statute sa Zakonom i podnijeti zahtjev za upis promjena nadležnom uredu državne uprave. Za udruge koje to nisu učinile u propisanom roku to nikako ne znači prestanak udruge po sili zakona, odnosno gubitak pravne osobnosti koja je stečena upisom u registar udruga, već ukazuje na moguće nedjelovanje udruge ili njezinu pasivnost za donošenje odluka vezanih za usklađivanje statuta. Naime, rok 1. listopada 2015. nije prekluzivan (ne nastupa gubitak prava zbog nevršenja u roku koji je strogo određen), te uredi državne uprave i nakon proteka tog roka zaprimaju i rješavaju zahtjeve za upis promjene statuta udruge u Registru udruga. Međutim, od 1. listopada 2015. uredi državne uprave dužni su u registru udruga, u rubrici „Napomena“ za udrugu koja nije podnijela zahtjev za upis promjena statuta navesti podatak da udruga nije uskladila svoj statut te provesti najprije posredni, a po potrebi i neposredni inspekcijski nadzor kako bi utvrdili je li udruga djeluje te poduzeti zakonske mjere ako utvrde da su ispunjeni uvjeti za prestanak djelovanja udruge iz članka 48. Zakona o udrugama i pokretanje postupka likvidacije udruge.

Budući da još uvijek postoji preko tisuću udruga koje su održale skupštine, izmijenile statute sukladno Zakonu i prijavile promjenu statuta, no upravni postupci, nakon kojih će im biti izdano rješenje o upisu promjena u registar udruga, još nisu dovršeni, a među njima ima i udruga koje planiraju podnijeti prijavu na javne natječaje i javne pozive za financiranje programa i projekata udruga iz javnih izvora, Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske svim je davateljima financijskih sredstava iz javnih izvora još u listopadu 2015. uputio preporuku da se u postupcima ocjenjivanja takve prijave ne isključuju zbog formalnih razloga, te da se prijavljene programe i projekte svih ovih udruga može uključiti u daljnje korake ocjenjivanja i smatrati jednakovrijednima prijavljenim programima i projektima udruga koje su dobile rješenje o upisu promjena u Registar udruga. Stav je Ureda za udruge da sve one udruge koje nisu ispunile zakonsku obvezu usklađivanja statuta sa Zakonom, odnosno dok ne ispune tu zakonsku obvezu (odnosno za koje nije u Registru udruga evidentirano da su podnijele zahtjev za usklađivanje statuta) ne ispunjavaju mjerila za korištenje sredstva iz javnih izvora sukladno Uredbi. Zbog svega navedenog, vrlo je važno da s jedne strane uredi državne uprave čim prije ažuriraju podatke o zaprimljenim zahtjevima udruga za upis promjena statuta u Registar udruga, a da s druge strane davatelji financijskih sredstava redovito koriste podatke iz Registra udruga, kao javne, službene baze podataka o svim registriranim udrugama.

1.2 Registar neprofitnih organizacija

Udruga mora biti upisana i u Registar neprofitnih organizacija (RNO) koji se vodi pri Ministarstvu financija, kao središnji izvor podataka o neprofitnoj organizaciji potrebnih za utvrđivanje i praćenje obveze sastavljanja i podnošenja financijskih izvještaja, utvrđivanja financijskog položaja i poslovanja te namjenskog korištenja sredstva proračuna. Registar neprofitnih organizacija vodi se u elektroničkom obliku i javno je dostupan (uključujući i godišnje financijske izvještaje neprofitnih organizacija) na mrežnim stranicama Ministarstva financija. Sukladno odredbama Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN, br. 121/14., u daljnjem tekstu: Zakon o financijskom poslovanju) prvi godišnji financijski izvještaji neprofitne organizacije koji su javno objavljeni putem Registra neprofitnih organizacija odnose se na 2013. godinu, te se sada u navedenom registru javno mogu pregledavati izvještaji neprofitnih organizacija (pa tako i udruga) koje su do primjene Zakona o financijskom poslovanju bile obveznice vođenja dvojnog knjigovodstva. Kako je Zakon o financijskom poslovanju u primjeni od početka 2015. godine sve neprofitne organizacije (pa tako i udruge) sastavljaju i podnose financijske izvještaje na razini pravne osobe s uključenim podacima o poslovanju njezinih organizacijskih dijelova, neovisno o tome je li vode jednostavno ili dvojno knjigovodstvo. Čak i neprofitna organizacija koja tijekom poslovne godine nije imala poslovnih događaja, niti u poslovnim knjigama ima podatke o imovini i obvezama, dužna je u roku propisanom za predaju godišnjih financijskih izvještaja Ministarstvu financija dostaviti izjavu o neaktivnosti za prethodnu poslovnu godinu. Slijedom navedenog, udruge (bez obzira je li vode jednostavno ili dvojno knjigovodstvo) više ne moraju davateljima financijskih sredstava uz prijavu na javni natječaj ili javni poziv dostavljati i kopiju financijskog izvještaja za prethodnu godinu.

  1. Djelatnosti i ciljevi djelovanja moraju biti usklađeni s predmetom financiranja

Također, sukladno odredbama svoga statuta kojima uređuje ciljeve svoga djelovanja i djelatnosti kojima se ti ciljevi ostvaruju udruga treba biti opredijeljena za obavljanje djelatnosti i aktivnosti koje su predmet financiranja i kojima promiče uvjerenja i ciljeve koji nisu u suprotnosti s Ustavom i zakonom. Dakle, udruga u svom statutu, u dijelu u kojem navodi djelatnosti kojima će ostvarivati svoje ciljeve mora imati jasno navedene djelatnosti koje su sukladne području financiranja natječaja na koji udruga prijavljuje svoj program ili projekt. Pri tome, nije bitno je li udruga u Registru udruga razvrstana u odgovarajuće područje djelovanja, jer razvrstavanje u Registru udruga prema području djelovanja i djelatnostima[2] služi samo za statistička pretraživanja udruga u Registru udruga te ne utječe na prava ili obveze udruga u pravnom prometu. Isto se odnosi i na razvrstavanje udruga prema ciljanim skupinama. Tako se udruga može razvrstati prema jednoj ili više ciljanih skupina s obzirom na članstvo i/ili korisnike prema kojima je udruga usmjerena. Udruga ne mora ciljane skupine navoditi u svome statutu, ali ih je obvezna unijeti u Registar udruga, sukladno ciljevima svoga djelovanja utvrđenih statutom.

  1. Udruga mora uredno ispuniti obveze iz prethodnih ugovora o financiranju

Da bi koristila sredstva iz javnih izvora udruga mora uredno ispuniti obveze iz svih prethodno sklopljenih ugovora o financiranju iz javnih izvora, neovisno je li riječ o istom ili različitom davatelju financijskih sredstava iz javnih izvora (npr. nekom ministarstvu ili Vladinom uredu ili Gradu Zagrebu, Nacionalnoj zakladi za razvoj civilnoga društva, županiji, gradu, općini i sl.). Imajući u vidu da svi davatelji financijskih sredstava ne koriste jedinstveni informacijski sustav za provedbu i praćenje financiranja programa i projekata udruga iz javnih izvora, davatelj financijskih sredstava kao dio natječajne dokumentacije treba propisati obrazac izjave koju potpisuje podnositelj prijave na natječaj i kojom potvrđuje da je ispunio sve obveze iz ranije potpisanih ugovora o financiranju iz javnih izvora.

  1. Udruga mora uredno plaćati poreze i doprinose

Najkasnije prije potpisivanja ugovora o financiranju udruga mora priložiti potvrdu nadležne ispostave porezne uprave da uredno plaća doprinose za mirovinsko i zdravstveno osiguranje i poreze te druga davanja prema državnom proračunu i proračunima jedinica lokalne samouprave. Upravo zato što se za izdavanje takve potvrde plaća upravna pristojba, nju nije potrebno prilagati prije nego udruga prođe administrativnu provjeru i njezin program ili projekt bude ocijenjen i predložen za financiranje. Ipak, ako udruga prije potpisivanja ugovora ne priloži potvrdu porezne uprave kojom dokazuje da nema javnih dugovanja, s udrugom se ne može i neće zaključiti ugovor o financiranju ili nefinancijskoj podršci, što jasno treba biti navedeno u uvjetima natječaja utvrđenim uputama za prijavitelje. Ovu potvrdu udruga bi trebala priložiti prije potpisivanja ugovora o dodjeli sredstava, bez obzira jesu li sredstva (ili nefinancijska podrška) dodijeljena na temelju natječaja, ili izravno ili putem ugovora o sponzorstvu (s javnim trgovačkim društvom).

  1. Protiv udruge i ovlaštenih osoba ne smije se voditi kazneni postupak i ne smiju biti pravomoćno osuđivane za određene prekršaje i kaznena djela

5.1 Uvjerenje o ne vođenju kaznenog postupka

Kako bi udruga postala korisnik sredstava iz javnih izvora neophodno je i da se protiv udruge odnosno osobe ovlaštene za zastupanje udruge i voditelja programa ili projekta ne vodi kazneni postupak, što se dokazuje uvjerenjem općinskog suda ili njegove stalne službe prema mjestu  prebivališta/sjedišta pravne ili fizičke osobe za koju se traži uvjerenje. Uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak dokazuje da protiv određene osobe nije doneseno pravomoćno rješenje o provođenju istrage, da ne postoji potvrđena optužnica, da nije donesena presuda o izdavanju kaznenog naloga odnosno da nije donesena nepravomoćna presuda. Obzirom da se za to uvjerenje plaća sudska pristojba u iznosu 30 kuna sudskih biljega, uvjetima natječaja (uputama za prijavitelje) se može propisati da se takvo uvjerenje dostavlja prije potpisivanja ugovora, odnosno da ne smije biti starije od uvjetima natječaja propisanog broja dana ili mjeseci. Uvjerenja izdaju svi općinski sudovi i njihove stalne službe neovisno o mjestu prebivališta, odnosno sjedišta i vrijede u cijeloj Republici Hrvatskoj.

5.2. Uvjerenje o podacima iz prekršajne i kaznene evidencije

Također, davatelj financijskih sredstava iz javnih izvora prije donošenja odluke o financiranju i tijekom provedbe ugovora o financiranju može od Ministarstva pravosuđa zatražiti uvjerenje iz prekršajne evidencije, jer sukladno Uredbi neće zaključiti ugovor o financiranju ili će raskinuti već zaključeni ugovor ako utvrdi da je korisnik financiranja, partner, podugovarač ili osoba ovlaštena za zastupanje korisnika financiranja pravomoćno osuđena za prekršaj počinjen zlouporabom dužnosti i djelatnosti, u obavljanju poslova i djelatnosti, odnosno u vezi s korisnikovom djelatnosti, a koje prekršaje davatelj financijskih sredstava specificira u uvjetima natječaja i u općim uvjetima ugovora ovisno o specifičnostima svakog natječaja.

Isto tako, davatelj financijskih sredstava iz javnih izvora prije donošenja odluke o financiranju i tijekom provedbe ugovora o financiranju može od Ministarstva pravosuđa zatražiti uvjerenje iz kaznene evidencije, jer sukladno Uredbi neće zaključiti ugovor o financiranju ili će raskinuti već zaključeni ugovor ako utvrdi da je korisnik financiranja, partner, podugovarač ili osoba ovlaštena za zastupanje korisnika financiranja pravomoćno osuđena za neko od sljedećih kaznenih djela: krađa (članak 228.), teška krađa (članak 229.), razbojništvo (članak 230.), razbojnička krađa (članak 231.), pronevjera (članak 233.), prijevara (članak 236.), prijevara u gospodarskom poslovanju (članak 247.), primanje mita u gospodarskom poslovanju (članak 252.), davanje mita u gospodarskom poslovanju (članak 253.), utaja poreza ili carine (članak 256.), zlouporaba povjerenja (članak 240.) pranje novca (članak 265.), krivotvorenje novca (članak 274.), krivotvorenje isprave (članak 278.), krivotvorenje službene ili poslovne isprave (članak 279.), zlouporaba položaja i ovlasti (članak 291.), primanje mita (članak 293.), davanje mita (članak 294.), zločinačko udruženje (članak 328.) i počinjenje kaznenog djela u sastavu zločinačkog udruženja (članak 329.) iz Kaznenog zakona, Nar. nov., br. 125/11. i 144/12., odnosno krađa (članak 216.), teška krađa (članak 217.), razbojništvo (članak 218.), razbojnička krađa (članak 219.), prijevara (članak 224.), zlouporaba povjerenja (članak 227.), krivotvorenje novca (članak 274.), pranje novca (članak 279.), utaja poreza i drugih davanja (članak 286.), prijevara u gospodarskom poslovanju (članak 293.), primanje mita u gospodarskom poslovanju (članak 294.a), davanje mita u gospodarskom poslovanju (članak 294.b), krivotvorenje isprave (članak 311.), krivotvorenje službene isprave (članak 312.), udruživanje za počinjenje kaznenih djela (članak 333.), zlouporaba položaja i ovlasti (članak 337.), zlouporaba obavljanja dužnosti državne vlasti (članak 338.), protuzakonito posredovanje (članak 343.), pronevjera (članak 345.), primanje mita (članak 347.) i davanje mita (članak 348.) iz Kaznenog zakona, Nar. nov., br.  110/97., 27/98., 50/00., 129/00., 51/01., 111/03., 190/03., 105/04., 84/05., 71/06., 110/07., 152/08. i 57/11.), osim ako je nastupila rehabilitacija sukladno posebnom zakonu.

Temeljem preporuke Pravobraniteljice za djecu, a vezano uz obvezu Republike Hrvatske iz Konvencije Vijeća Europe o zaštiti djece od seksualnog iskorištavanja i seksualnog zlostavljanja te Direktiva 2011/93/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 13. prosinca 2011. o suzbijanju seksualnog zlostavljanja i seksualnog iskorištavanja djece i dječje pornografije, te o zamjeni Okvirne odluke Vijeća 2004/68/PUP., davatelji financijskih sredstava iz javnih izvora dužni su, za projekte od općeg interesa koje provode udruge, napraviti uvid u kaznenu evidenciju za osobe koje u provedbi aktivnosti izravno rade s djecom. U tom slučaju potrebno je od prijavitelja zatražiti ispunjen i potpisan obrazac Izjave o suglasnosti za uvid u kaznenu evidenciju u dva originalna primjerka i presliku osobne iskaznice ili putovnice, i to za svakog izvoditelja aktivnosti koji će biti u izravnom kontaktu s djecom tijekom provedbe projekta.

Uvjerenja iz prekršajne odnosno kaznene evidencije davatelj financijskih sredstva ne može tražiti od udruge ili ovlaštenih osoba udruge, nego ih po potrebi sam mora zatražiti od nadležne ustrojstvene jedinice Ministarstva pravosuđa, koristeći obrazac Izjave o suglasnosti te presliku osobne iskaznice ili putovnice osobe za koju se radi uvid.

  1. Udruga ima organizacijske i ljudske resurse

Kako bi bio siguran da udruga s kojom će zaključiti ugovor o financiranju ima organizacijske i ljudske resurse za upravljanje javnim sredstvima u provedbi programa ili projekta od interesa za opće dobro davatelj financijskih sredstva zatražit će od udruge da dokaže da sukladno svom statutu ima uspostavljen model dobrog financijskog upravljanja i kontrola te način sprječavanja sukoba interesa pri raspolaganju javnim sredstvima, što je i zakonska obveza udruge.

Također, udruga treba dokazati da ima prikladan način javnog objavljivanja programskog i financijskog izvještaja o radu za proteklu godinu (na mrežnim stranicama udruge, odnosno na drugi odgovarajući način), čime osigurava transparentno upravljanje javnim sredstvima.

Ovisno o vrsti programa ili projekta za koji traži financiranje i visini sredstava koja će joj biti dodijeljena, udruga treba dokazati da ima odgovarajuće organizacijske kapacitete i ljudske resurse za provedbu programa ili projekta, programa javnih potreba, javnih ovlasti, odnosno pružanje socijalnih usluga.

  1. Dodatni uvjeti koji mogu biti prednost u uvjetima natječaja

Na kraju, ali ne manje važno, u svrhu ostvarivanja prednosti u financiranju davatelj financijskih sredstava može propisati uvjetima natječaja da udruga mora ispunjavati i dodatne uvjete. Tako se uvjetima natječaja može navesti da će prednost u vrednovanju imati udruga koja primjenjuje neki od sustava upravljanja kvalitetom djelovanja u neprofitnim organizacijama zasnovan na samoprocjeni u prepoznavanju potreba korisnika i dokazima o pružanju odgovarajuće razine usluga u skladu sa standardima kvalitete i ciljevima svog djelovanja.

Uvjetima natječaja prednost u odabiru i financiranju može se dati udruzi koja u provedbu programa ili projekata uključuje volontere, posebice mlade koji na taj način stječu znanja i vještine potrebe za uključivanje na tržište rada i aktivno sudjelovanje u demokratskome društvu.

Kada se radi o natječajima na kojima se daju znatna financijska sredstva manjem broju korisnika, uvjetima natječaja može se propisati da će prednost u odabiru imati udruga koja je umrežena ili povezivana sa srodnim udrugama i organizacijama iz različitih županija, pogotovo s udrugama koje djeluju na lokalnoj razini radi širenja i ravnomjerne regionalne raspodjele pozitivnih učinaka provedbe programa i projekata, te prijenosa znanja, jačanja sposobnosti i održivosti organizacija koje djeluju na lokalnim razinama.

Prednost u financiranju može se dati i udruzi koja je članica ili surađuje sa srodnim međunarodnim i europskim udrugama ili ima iskustva u provedbi međunarodnih aktivnosti, sukladno mogućnostima i potrebama, koja nastoji djelovati sukladno najboljim standardima i najnovijim trendovima djelovanja u određenom području, čime se poboljšava kvaliteta usluga korisnicima, odnosno općenito kvaliteta rada organizacije.

Prednost u financiranju može imati udruga koja provedbom programa ili projekta održava postojeću zaposlenost, odnosno omogućava novo zapošljavanje stručnih osoba i time daje vidljiv doprinos smanjenju nezaposlenosti i gospodarskom rastu na lokalnoj razini.

Uvjet natječaja ili prednost u financiranju može biti i ostvarivanje međusektorskog partnerstva udruga i predstavnika javnog i poslovnog sektora u svrhu jačanja potencijala za razvoj lokalne zajednice, kad primjerice udruga ostvaruje partnerstvo u provedbi projekta sa školom ili nekom drugom obrazovnom ustanovom.

  1. Primjena mjerila na druge neprofitne organizacije

Kada su one, u skladu s uvjetima javnog natječaja za financiranje programa i projekata, prihvatljivi prijavitelji, odnosno partneri odredbe Uredbe koje se odnose na mjerila koja moraju ispunjavati udruge, na odgovarajući način primjenjuju se i u odnosu na druge organizacije civilnoga društva (zaklade, privatne ustanove, vjerske zajednice i druge neprofitne organizacije).

  1. Ugovorne obveze koje mora ispunjavati udruga koja koristi sredstva iz javnih izvora

Ugovaranje je završni korak u postupku kojim se dodjeljuju sredstva za financiranje provedbe programa ili projekata od interesa za opće dobro. Kada udruga s davateljem financijskih sredstava iz javnih izvora potpiše ugovor o financiranju njezinog programa ili projekta, neovisno je li ugovor zaključen nakon provedenog javnog natječaja ili javnog poziva ili izravno sukladno čl. 6. st. 3. Uredbe, udruga na temelju potpisanog ugovora postaje korisnik financijskih sredstava (korisnik financiranja) s brojnim obvezama prema davatelju financijskih sredstva, koje su utvrđene općim i posebnim uvjetima ugovora o financiranju.

9.1. Obveza provedbe programa ili projekta sukladno uvjetima natječaja

Ugovorom o dodjeli financijskih sredstava između davatelja financijskih sredstava i udruge/korisnika financijskih sredstava utvrđuje se iznos financijskih sredstava te uređuju međusobna prava, obveze i odgovornosti u provedbi i financiranju programa i/ili projekta u ugovorenom razdoblju provedbe. Sukladno općim i posebnim uvjetima ugovora, udruga kao korisnik financijskih sredstava obvezna je provoditi programske ili projektne aktivnosti sukladno opisu programa ili projekta i troškovniku (planu rashoda) koji su prihvaćeni na javnom natječaju i sastavni su dijelovi Ugovora o financiranju. Pri tome, korisnik financiranja dužan je provoditi program ili projekt s dužnom pažnjom, učinkovito i transparentno sukladno najboljim praksama na danom području i u skladu s ugovorom. U tu svrhu korisnik financiranja angažira sve potrebne financijske, ljudske i materijalne resurse potrebne za cjelovitu provedbu programa ili projekta kako je navedeno u opisu programa ili projekta.

Korisnik financiranja obvezan je ugovorena financijska sredstva potraživati od davatelja ispunjenim zahtjevom za nadoknadu sredstava sukladno roku navedenom u ugovoru o dodjeli financijskih sredstava. U zahtjevu se navode opći podaci o projektu, izvještajno razdoblje (osim u slučaju potraživanja predujma) te traženi prihvatljiv iznos odnosno trošak.

Kao obvezni dio natječajne dokumentacije korisnik financiranja dužan je priložiti izjavu o nepostojanju dvostrukog financiranja, kojom se prije, ali i tijekom provedbe programa ili projekta nastoji prevenirati dvostruko financiranje istih programa ili projekata od strane više davatelja financijskih sredstava. Izjavu potpisuje osoba ovlaštena za zastupanje prijavitelja projekta koja potvrđuje istinitost, točnost i potpunost podataka pod kaznenom i materijalnom odgovornošću što omogućava djelovanje davatelja financijskih sredstava[3] ako se naknadno ustanovi kako je program ili projekt ipak financiran iz drugih javnih izvora. Izjava se dostavlja neposredno prije potpisivanja ugovora.

Kada je to utvrđeno u opisu programa ili projekta korisnik financiranja provodi program ili projekt samostalno ili u partnerstvu s jednom ili više udruga ili drugih organizacija civilnoga društva ili drugim tijelima kao partnerima. Također, korisnik financiranja može podugovoriti ograničeni dio programa ili projekta, ali program ili projekt treba provoditi sam korisnik financiranja u suradnji s partnerima. Partneri sudjeluju u provedbi projekta, a njihovi se troškovi, ako nije drugačije propisano uvjetima natječaja, smatraju opravdanim na isti način kao i troškovi samog korisnika financiranja. Imajući u vidu da su korisnik financiranja i davatelj financijskih sredstava jedine strane ugovora i da davatelj financijskih sredstava ni na koji način nije ugovorno povezan s partnerom (partnerima) ili podugovaračima udruge, bez obzira što se svi uvjeti koji se odnose na korisnika financiranja primjenjuju se i na njegove partnere, odnosno na sve njegove podugovarače, isključivo je korisnik financiranja odgovoran davatelju financijskih sredstava za provođenje programa ili projekta u skladu s uvjetima ugovora. Svoje odnose s partnerom korisnik financiranja nakon potpisivanja ugovora može urediti sporazumom o partnerstvu u provedbi programa ili projekta.

9.2. Isključiva odgovornost za provedbu programa ili projekta

Korisnik financiranja provodi program ili projekt na vlastitu odgovornost, što znači da davatelj financijskih sredstava ne odgovara za štetu nastalu u odnosu na osoblje ili imovinu udruge tijekom provedbe ili slijedom posljedica programa ili projekta, i ne može prihvatiti potraživanje za nadoknadom ili povećanjem iznosa plaćanja vezano uz takve štete ili povrede. Naime, korisnik financiranja je isključivo odgovoran trećim stranama, uključujući odgovornost za nastale štete ili povrede bilo koje vrste tijekom provedbe ili slijedom posljedica programa ili projekta. Korisnik financiranja ne može na davatelja financijskih sredstava prenijeti odgovornost, odnosno obvezu naknade štete koja proistječe iz potraživanja ili akcija poduzetih kao posljedica kršenja pravila ili propisa od strane korisnika financiranja ili zaposlenika korisnika ili pojedinaca za koje su ti zaposlenici odgovorni, ili kao posljedica kršenja prava treće strane.

9.3. Obveza izvještavanja o provedbi

Korisnik financiranja je dužan davatelja financijskih sredstava izvještavati o provođenju programa ili projekta, a sukladno odredbama Zakona (članak 34. stavak1.) i širu javnost putem svoje mrežne stranice ili na drugi odgovarajući način. Ovisno o visini financijskih sredstava i trajanju programa ili projekta, sukladno odredbama propisa kojima se uređuje osnovni sadržaj i rokovi dostave izvještaja o potrošnji proračunskih sredstava davatelj financijskih sredstava odredit će učestalost izvještavanja (tromjesečna, polugodišnja, godišnja ili završni izvještaj). Ovi se izvještaji sastoje od opisnog dijela i financijskog dijela i podnose se na obrascima koje je propisao davatelj financijskih sredstava u natječajnoj dokumentaciji. Izvještaji se odnose na program ili projekt kao cjelinu, bez obzira koji dio financira davatelj financijskih sredstava. Uz financijski izvještaj korisnik financiranja dostavlja i preslike odgovarajuće dokumentacije kojima se pravdaju troškovi te popis konačnih izvora financiranja programa ili projekta i opis svih odstupanja u izvorima financiranja u odnosu na prijedlog koji je odobren. Davatelj financijskih sredstava može od korisnika financiranja zahtijevati i dodatne podatke o provođenju programa ili projekta u bilo koje doba, sve do konačnog odobrenja izvještaja o provedbi programa ili projekta. Dodatni podaci, ako davatelj nije drugačije naveo dostavljaju se najkasnije u roku od 14 dana od dana podnošenja zahtjeva. Ako korisnik financiranja ne dostavi davatelju financijskih sredstava među izvještaj ili završni izvještaj do krajnjeg roka za njegovo podnošenje, kako je to određeno Ugovorom i određenim modelom plaćanja i ne dostavi prihvatljivo i dovoljno detaljno obrazloženje razloga zbog kojih nije ispunio obavezu, davatelj financijskih sredstava može raskinuti ugovor i zahtijevati povrat sredstva koja su već uplaćena. Osim što korisniku financiranja koji ne ispunjava obveze izvještavanja utvrđene ugovorom o financiranju programa ili projekta davatelj financijskih sredstava može uskratiti financiranje iz javnih izvora u odnosu na taj ugovor, može mu onemogućiti i prijavu na drugi javni natječaj u razdoblju od dvije godine od utvrđivanja povrede ugovora.

Dok je davatelj financijskih sredstava obvezan pratiti provedbu programa ili projekta (ako provedba projekta traje najmanje godinu dana i vrijednost mu iznosi 100.000 kuna i više, davatelj financijskih sredstava obvezan je najmanje jednom tijekom njegovog trajanja obaviti terensku provjeru provedbe programa ili projekta), korisnik financiranja je po završetku dužan vrednovati provedeni program ili projekt, te je dužan staviti na raspolaganje davatelju financijskih sredstava ili osobama koje davatelj ovlasti svu dokumentaciju ili podatke koji mogu biti od koristi kod praćenja programa ili projekta, odnosno vrednovanja natječaja i dati prava pristupa tim podacima. Ako bilo koja od strana ugovora izvrši ili naruči vrednovanje tijekom programa ili projekta, dužna je dostaviti drugoj stranci presliku izvještaja o vrednovanju.

9.4. Obveza izbjegavanja sukoba interesa

Korisnik financiranja obvezan je poduzeti sve potrebne mjere u svrhu izbjegavanja sukoba interesa[4] pri korištenju sredstava iz javnih izvora i bez odgode mora obavijestiti davatelja financijskih sredstava o svim situacijama koje predstavljaju ili bi mogle dovesti do takvog sukoba. U slučaju utvrđenog postojanja sukoba interesa u provedbi ugovora, korisnik financiranja dužan je bez odgode, a najkasnije u roku koji ne može biti duži od 30 dana (ovisno o mjeri koju je potrebno poduzeti) poduzeti potrebne radnje koje je naložio davatelj financijskih sredstava kako bi se otklonio sukob interesa u provedbi programa ili projekta.

9.5. Obveze uz uredno vođenje dokumentacije i primjenu računovodstvenih propisa

Korisnik financiranja, jednako kao i davatelj financijskih sredstava ima obvezu čuvanja svih dokumenata, podataka ili drugih relevantnih materijala dostavljenih u provedbi programa ili projekta najmanje sedam godina od posljednje uplate sredstava, a svi dokumenti i evidencije vezani uz obavljanje funkcija i provedbu aktivnosti koje obavljaju i davatelj financijski sredstava i korisnik financiranja moraju biti lako dostupni i arhivirani na način koji omogućuje jednostavan pregled i kako bi se osigurao odgovarajući revizijski trag. Korisnik financiranja je dužan obavijestiti davatelja financijskih sredstava o njihovoj točnoj lokaciji.

U provedbi programa ili projekta korisnik financiranja obvezan je voditi precizne i redovite evidencije vezane uz provođenje programa ili projekta koristeći odgovarajuće računovodstvene sustave sukladno propisima o računovodstvu neprofitnih organizacija. Korisnik financiranja će osigurati da financijski izvještaj (i privremeni i završni) bude primjereno i jednostavno usklađen i s računovodstvenim i knjigovodstvenim sustavom korisnika financiranja i temeljnim računovodstvenim i drugim relevantnim evidencijama. U tu svrhu korisnik financiranja će pripremiti i održavati odgovarajuća usuglašavanja, prateće planove, analize i preglede po stavkama za nadzor i provjeru.

Također, korisnik financiranja je obvezan omogućiti davatelju financijskih sredstava, inspektorima proračunskog nadzora Ministarstva financija i svim vanjskim revizorima koji vrše provjere troškova za programe ili projekte čija je ukupna vrijednost jednaka ili veća od 500.000 kuna da provjere provođenje programa ili projekta ispitivanjem dokumenata ili putem kontrola na licu mjesta, i po potrebi izvrše reviziju na temelju prateće dokumentacije za računovodstvene evidencije, računovodstvene dokumente i sve ostale dokumente (računovodstvenu evidenciju iz računovodstvenog sustava korisnika financiranja, dokaze o postupcima nabave, obvezama, isporučenim uslugama, primitku roba, završetku radova, kupnji, uplatama, troškovima goriva, te evidenciju o zaposlenicima i njihovim plaćama) relevantne za financiranje programa ili projekta, i u razdoblju od sedam godina nakon završne isplate.

Također, korisnik financiranja je obvezan dopustiti proračunskom nadzoru i svim vanjskim revizorima koji vrše nadzor za programe ili projekte čija je ukupna vrijednost jednaka ili veća od 500.000 kuna da na licu mjesta izvrše provjere i nadzor u skladu s postupcima sadržanim u važećim propisima za zaštitu financijskih interesa Republike Hrvatske od prevara i drugih nepravilnosti. Radi toga korisnik financiranja će omogućiti osoblju ili predstavnicima davatelja financijskih sredstava, proračunskom nadzoru kao i svim vanjskim revizorima pristup objektima i lokacijama na kojima se provodi program ili projekt, uključujući njegovim informatičkim sustavima te svim dokumentima i bazama podataka vezanim uz tehničko i financijsko upravljanje programom ili projektom te poduzeti sve mjere da olakša njihov rad. Obveze korisnika u odnosu na obavljanje revizija, nadzora i provjera jednako se primjenjuju pod istim uvjetima i prema istim pravilima u odnosu na partnere i podugovarače korisnika financiranja.

9.6. Obveza osiguranja javnosti i vidljivosti trošenja javnih sredstava

Radi osiguranja javnosti i vidljivosti trošenja javnih sredstava korisnik financiranja mora poduzeti sve potrebne mjere da objavi činjenicu da je davatelj financijskih sredstava financirao ili sufinancirao program ili projekt, osim ako davatelj financijskih sredstava ne odluči drukčije. To znači da korisnik financiranja treba navesti program ili projekt i financijski doprinos davatelja financijskih sredstava u svim informacijama za krajnje korisnike projekta te u svojim privremenim i godišnjim izvještajima i svim kontaktima s medijima osim ako je ugovorom između davatelja financijskih sredstava i korisnika financiranja određeno drugačije. Također, u svim obavijestima ili publikacijama korisnika financiranja koje se tiču programa ili projekta, uključujući i one iznijete na konferencijama ili seminarima, mora se navesti da je program ili projekt financiran iz odgovarajućeg javnog izvora (državnog proračuna, proračuna županije, grada ili općine). Sve publikacije udruge, u bilo kojem obliku i preko bilo kojeg medija, uključujući internet moraju sadržavati sljedeću izjavu: “Ovaj je dokument izrađen uz financijsku podršku (navesti naziv davatelja financijskih sredstava). Sadržaj ovoga dokumenta u isključivoj je odgovornosti (naziv udruge) i ni pod kojim se uvjetima ne može smatrati kao odraz stajališta (naziv davatelja financijskih sredstava)”. Davatelj financijskih sredstava može ugovorom obvezati korisnika financiranja da sadržaj publikacije dostavi na prethodno odobrenje, odnosno publikaciju neprimjerenog sadržaja tretirati kao neprihvatljivi trošak. Uobičajeno je da korisnik financiranja ugovorom ovlašćuje davatelja financijskih sredstava da objavi njegov naziv i adresu, svrhu financijskih sredstava, najviši iznos sredstava i stopu financiranja prihvatljivih troškova programa ili projekta, ali davatelj financijskih sredstava može na zahtjev korisnika financiranja odustati od objavljivanja ovih informacija ako bi to ugrozilo korisnika financiranja ili nanijelo štetu njegovim interesima.

9.7. Ostale ugovorne obveze

Općim uvjetima ugovora uređuje se da vlasništvo i prava intelektualnog i industrijskog vlasništva nad rezultatima programa ili projekta, izvještajima i drugim dokumentima vezanim uz njih pripadaju korisniku financiranja ali se iznimno može ugovoriti da korisnik financiranja daje davatelju financijskih sredstava pravo da slobodno koristi sve dokumente koji proistječu iz programa ili projekta, bez obzira na njihov oblik i pod uvjetom da se time ne krše postojeća prava na industrijsko i intelektualno vlasništvo. Vlasništvo nad opremom nabavljenom iz financijskih sredstava za provedbu programa ili projekta uobičajeno ima korisnik financiranja koji je provodio program ili projekt, ali se posebnom odlukom vlasništvo opreme može prenijeti s njega na partnera ili na krajnje korisnike programa ili projekta, o čemu korisnik financiranja mora davatelja financijskih sredstava izvijestiti na posebnom obrascu o vlasništvu opreme koji se prilaže završnom izvještaju.

U slučaju da traži jednostranu izmjenu ugovora korisnik financiranja je dužan o tome obavijestiti davatelja financijskih sredstava (kao što je obavijest o prenamjeni sredstava), imajući u vidu da se slučajevi za jednostranu izmjenu uređuju ugovorom. Korisnik financiranja obvezan je zahtjev za izmjenu ili dopunu ugovora dostaviti davatelju financijskih sredstava najmanje 30 dana prije nego što bi radnja zbog koje se predlaže izmjena ili dopuna trebala biti provedena, osim ako ne postoje posebne okolnosti koje je korisnik financiranja valjano obrazložio, a davatelj financijskih sredstava ih prihvatio. Ni u kojem slučaju radnja koja se predlaže izmjenom i dopunom ne može se provesti prije nego je odobrena od strane davatelja. Ukoliko korisnik financiranja uoči da će trebati povećati broj izvršitelja, broj aktivnosti i slično, može zatražiti prenamjenu sredstava, odnosno promjenu proračuna. Promjene proračuna moraju biti odobrene od strane davatelja sredstava prije nego što nastanu troškovi koji premašuju iznos na pojedinoj stavci u proračunu koji je ugovoren.

Korisnik financiranja može prenamijeniti proračun i o tome bez odlaganja mora obavijestiti davatelja financijskih sredstava u pisanom obliku u slučaju da izmjene i dopune proračuna ili programskih ili projektnih aktivnosti ne utječu na osnovnu svrhu programa ili projekta, a financijski je učinak ograničen na premještanje stavki u okviru istog glavnog proračunskog poglavlja, uključujući otkazivanje ili izmjenu postojeće stavke, ili premještanja planiranih troškova iz jednog proračunskog poglavlja u drugo, u iznosu od 15% ili manje od iznosa predviđenog ugovorom (ili dodatkom ugovora) za svako relevantno poglavlje prihvatljivih troškova. U slučaju da su izmjene proračuna između proračunskih stavki veće od 15%, kao i u slučaju izmjena i dopuna aktivnosti programa ili projekta kojima se utječe na njegovu osnovnu svrhu, što će zahtijevati izradu dodatka ugovoru[5] i novi proračun programa ili projekta, korisnik financiranja treba obvezno dostaviti i pisani zahtjev za odobrenjem te obrazloženje izmjena i dopuna proračuna.

Korisnik financiranja je dužan obavijestiti davatelja financijskih sredstava o promjeni voditelja projekta i osobe odgovorne za zastupanje, o izmjeni cilja, aktivnosti i/ili rezultata projekta, o promjeni adrese, bankovnog računa i revizora[6] (ako ga je korisnik financiranja dužan angažirati).

Sukladno uvjetima natječaja i općim uvjetima ugovora korisnik financiranja obvezan je davatelju financijskih sredstava prilikom potpisivanja ugovora izdati sredstva osiguranja plaćanja, koja se, ako ne budu realizirana vraćaju korisniku financiranja nakon odobrenog konačnog izvještaja o provedbi programa ili projekta.

Korisnik financiranja dužan je za eventualni prijenos ugovora i svih plaćanja povezanih s njim na treću stranu pribaviti prethodnu pisanu suglasnost davatelja financijskih sredstava.

Korisnik financiranja dužan je bez odlaganja obavijestiti davatelja financijskih sredstava o svim okolnostima koje bi mogle priječiti ili odgoditi provedbu programa ili projekta, a produljenje provedbenog roka programa ili projekta može tražiti najkasnije 30 dana prije ugovorenog dovršetka, te priložiti svu dokumentaciju i dokaze koji su potrebni za procjenu njegova zahtjeva.

U slučaju da korisnik financiranja želi obustaviti provedbu cjelokupnog ili dijela programa ili projekta ukoliko okolnosti (prije svega viša sila[7]) ozbiljno otežavaju ili ugrožavaju njegovo provođenje, o tome bez odlaganja mora obavijestiti davatelja financijskih sredstava i dostaviti sve potrebne pojedinosti. U tom slučaju svaka od ugovornih strana može raskinuti ugovor, a ako ugovor nije raskinut, korisnik financiranja će poduzeti sve mjere da vrijeme obustave svede na najmanju moguću mjeru i nastaviti s provedbom čim to okolnosti dopuste te je o tome obvezan obavijestiti davatelja financijskih sredstava.

Ukoliko davatelj financijskih sredstava traži od korisnika financiranja da obustavi provedbu cjelokupnog ili dijela projekta ako okolnosti (prije svega viša sila) ozbiljno otežavaju ili ugrožavaju njegov nastavak svaka od ugovornih strana može raskinuti ugovor. Ako ugovor nije raskinut korisnik financiranja će nastojati vrijeme obustave svesti na najmanju moguću mjeru i nastaviti s provedbom čim okolnosti to dopuste i nakon što prethodno dobije pismenu suglasnost davatelja financijskih sredstava. Ako se ugovorne strane ne sporazume drugačije, rok za provedbu programa ili projekta će se produljiti za vrijeme koje je jednako vremenu obustave, zadržavajući pravo izmjene i dopune ugovora koje mogu biti nužne za usuglašavanja programa ili projekta s novim provedbenim uvjetima.

Ako korisnik financiranja, jednako kao i davatelj financijskih sredstava smatra da se ugovor više ne može provoditi na ugovoreni način u skladu s ciljevima i planiranim aktivnostima, o tome će se savjetovati s drugom stranom. Ukoliko ne dođe do dogovora, bilo koja strana može dva mjeseca unaprijed u pisanom obliku raskinuti ugovor.

Slijedom odredbi Uredbe kojima se uređuje raskid ugovora proizlaze i obveze korisnika financiranja da osigura, da sama udruga kao korisnik financiranja, partner, podugovarač ili osoba ovlaštena za zastupanje korisnika financiranja nije pravomoćno osuđena za prekršaj počinjen zlouporabom dužnosti i djelatnosti, u obavljanju poslova i djelatnosti, odnosno u vezi s korisnikovom djelatnosti, a koje prekršaje davatelj financijskih sredstava specificira u općim uvjetima ugovora ovisno o specifičnostima svakog natječaja. Jednako tako, korisnik financiranja, partner, podugovarač ili osoba ovlaštena za zastupanje korisnika financiranja ne smiju biti pravomoćno osuđeni za neko od kaznenih djela propisanih člankom 48., stavak 2. alineja d) Uredbe.

Obveza je korisnika financiranja da u prijavi na natječaj za financiranje daje točne i/ili istinite izjave, podatke, informacije i dokumentaciju, da u pripremi ili provedbi programa ili projekta uredno provodi ugovorne obveze i dostavlja vjerodostojne izvještaje, jer u suprotnom, mogu biti raskinuti svi ugovori koje je zaključio s davateljem financijskih sredstava u najdužem trajanju do pet godina od dana donošenja odluke o nefinanciranju. Ovo se razdoblje može produljiti na narednih pet godina u slučaju opetovanog kršenja unutar pet godina od gore spomenutog datuma.

Ako davatelj utvrdi da korisnik nije proveo program ili projekt u ugovorenom provedbenom razdoblju, ako nije podnio odgovarajuće izvještaje u roku i sa sadržajem određenim u posebnim uvjetima ugovora ili ako davatelju ne omogući nadzor nad namjenskim korištenjem sredstava, daljnja isplata bit će obustavljena, a korisnik je dužan vratiti primljena nenamjenski utrošena ili neutrošena sredstva uz obračunate kamate utvrđene u poslovnoj banci davatelja, kao i bankovne troškove nastale vraćanjem dospjelih iznosa, i to najkasnije u roku od 30 dana od dana primitka pisane obavijesti davatelja o potrebi vraćanja zaprimljenih sredstava.

Imajući u vidu da su udruge neprofitne pravne osobe, potpisom ugovora korisnik financiranja prihvaća da financijska sredstva ni pod kojima uvjetima ne mogu za posljedicu imati ostvarivanje dobiti[8] i da moraju biti ograničena na iznos potreban za izravnanje prihoda i rashoda programa ili projekta.

[1] odnosno drugi odgovarajući registar, ako se radi o neprofitnoj organizaciji na koju se primjenjuju i odredbe Zakona o udrugama (kao što su umjetničke organizacije), ili koja je prihvatljivi prijavitelj u skladu s uvjetima javnog natječaja (zaklada, privatna ustanova, vjerska zajednica ili druga neprofitna organizacija)

[2] Udruge se samostalno opredjeljuju i razvrstavaju u Registru udruga prema obliku udruživanja (udruga, ustrojstveni oblik udruge s pravnom osobnošću ili savez udruga), ciljanim skupinama (prema popisu 115 ciljanih skupina koji je sastavni dio Pravilnika) i prema području djelovanja i djelatnostima kojima se ostvaruju ciljevi propisani statutom udruge (prema Klasifikaciji djelatnosti udruga, koja je sastavni dio Pravilnika i obuhvaća sedamnaest različitih područja djelovanja, uključivo i ostala područja djelovanja)

[3] U slučaju kada prijavitelj u izjavi označi da se natječe u još nekom natječaju s istim programom ili projektom ali je postupak ocjenjivanja još u tijeku, davatelj financijskih sredstava može stupiti u kontakt s drugim davateljem financijskih sredstava radi provjere ako je projekt u međuvremenu pozitivno ocijenjen i odabran. Kada je drugi davatelj financijskih sredstava već odabrao projekt, prijava se odbacuje. Može se očekivati da će davatelji financijskih sredstava međusobno komunicirati o pitanju izbjegavanja dvostrukog financiranja, a takva je komunikacija i nužna. Na taj se način osigurava veća transparentnost dodjele sredstava i omogućava kvalitetnije ulaganje ograničenih sredstava iz javnih izvora za programe i projekte udruga. Ako se tijekom razmjene informacije dvaju i više davatelja financijskih sredstava utvrdi da će jedan davatelj financijskih sredstava prihvatiti izjavu i potpisati ugovor, drugi davatelj(i) moraju automatski obustaviti proces odabira projekta neovisno o kojoj se fazi odabira radi!

[4] Sukladno Uredbi sukob interesa postoji kada je nepristrano izvršenje ugovornih obveza bilo koje osobe vezane ugovorom ugroženo zbog prilike da ta osoba svojom odlukom ili drugim djelovanjem pogoduje sebi ili sebi bliskim osobama (članovi obitelji: bračni ili izvanbračni drug, dijete ili roditelj), zaposleniku, članu udruge, članu upravnog tijela ili čelniku te udruge ili bilo koje druge udruge povezane na bilo koji način s tom udrugom, društvenim skupinama i organizacijama, a nauštrb javnog interesa i to u slučajevima obiteljske povezanosti, ekonomskih interesa ili drugog zajedničkog interesa s drugom osobom. Uredba propisuje da u postupcima javne nabave ili podugovaranja koje korisnik financiranja provodi u okviru provedbe ugovora, kao prihvatljivi ponuđači mogu sudjelovati i članovi udruge i volonteri udruge koja pokreće postupak nabave roba ili usluga pod uvjetom da se vodi računa o izbjegavanju sukoba interesa, te da se ne smatra sukobom interesa kada korisnik financiranja provodi program ili projekt koji je usmjeren na njegove članove kao korisnike projekta koji pripadaju socijalno osjetljivim skupinama ili skupinama s posebnim potrebama.

[5] Dodatak ugovoru ne može imati za cilj ili posljedicu unošenje promjena u ugovor koje bi dovele u pitanje odluku o dodjeli financijskih sredstava ili bile u suprotnosti s ravnopravnim odnosom prema drugim podnositeljima zahtjeva. Najviši iznos financijskih sredstava naveden u ugovoru ne može se povećavati.

[6] Davatelj financijskih sredstava može odbiti izbor novog bankovnog računa ili revizora udruge. Davatelj financijskih sredstava zadržava pravo zahtijevati da se revizor zamijeni ako podaci koji su bili nepoznati u vrijeme potpisivanja ugovora ospore ili utječu na neovisnost ili stručne standarde revizora.

[7] Viša sila u provedbi programa ili projekta podrazumijeva bilo koji izvanredni nepredvidivi vanjski događaj ili iznimnu situaciju koji su nastali nakon sklapanja ugovora, a prije dovršetka programa ili projekta, koji se u vrijeme sklapanja ugovora nije mogao predvidjeti niti ih je ugovorna strana mogla spriječiti, izbjeći ili otkloniti te za koje nije odgovorna ni jedna ni druga strana, a koji priječi bilo koju od njih da ispune svoje ugovorne obaveze, pri čemu se ne mogu pripisati pogrešci, nepažnji ili nemaru s njihove strane (ili od strane njihovih podugovarača, zastupnika ili zaposlenika), a pokažu se kao nepremostive unatoč dužnoj pažnji. Neispravna oprema ili materijali ili kašnjenje u njihovoj dostavi, radni sukobi, štrajkovi ili financijski problemi koje je korisnik financiranja mogao predvidjeti ili izbjeći ne mogu se navoditi kao viša sila. Neće se smatrati da je ugovorna strana prekršila svoje ugovorne obveze ako je spriječena da te obveze ispuni zbog više sile. Ugovorna strana suočena s višom silom bez odlaganja će o tome obavijesti drugu ugovornu stranu, navodeći prirodu, vjerojatno trajanje i predvidive posljedice problema, te poduzeti sve potrebne mjere da štetu pažnjom dobrog gospodarstvenika, odnosno stručnjaka svede na najmanju moguću mjeru.

[8] Dobit se u ovom slučaju definira kao višak primljenih sredstava u odnosu na troškove programa ili projekta kada se podnosi zahtjev za plaćanjem razlike.