Na učestala pitanja primjene e-računa iz inozemstva autorica je pripremila sljedeći članak. Radi se ponajprije o situacijama kada je izdavatelj računa, dobavljač usluga, inozemni pravni subjekt.

  1. Uvod

Direktiva EU/2014/55 o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, čije su se odredbe implementirane u nacionalni Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN, br. 94/18), obvezna je u svim državama članicama, a s njom u vezi i razmjena e-računa u javnim nabavama.

Naime, do donošenja predmetne Direktive EU-a, a potom i jedinstvene norme za e-račun, u državama članicama postojalo je i upotrebljavalo se nekoliko svjetskih, nacionalnih, regionalnih i vlasničkih normi za elektroničko izdavanje računa.

Nijedna od tih normi nije prevladavala i većina njih nije bila međusobno interoperabilna.

Zbog mnogostrukih normi koje međusobno nisu bile interoperabilne, dolazilo je do pretjerane složenosti, pravne nesigurnosti i dodatnih operativnih troškova za gospodarske subjekte koji se služe elektroničkim računima diljem država članica.

Gospodarski subjekti koji su željeli obavljati djelatnosti prekogranične trgovine i nabave često su se morali uskladiti s novom normom o elektroničkom izdavanju računa svaki put kad bi ulazili na novo tržište.

Budući da su odvraćali gospodarske subjekte od toga da obavljaju djelatnosti prekogranične nabave i prekogranične trgovine, nepodudarni pravni i tehnički zahtjevi u vezi s elektroničkim računima predstavljali su prepreke za pristup tržištu u prekograničnoj javnoj nabavi i trgovini.

Narušavali su i temeljne slobode tržišta te time izravno utjecali na funkcioniranje unutarnjeg tržišta Europske unije.

Stoga je bilo potrebno ukloniti ili smanjiti prepreke prekograničnoj trgovini i nabavi zbog istovremenog postojanja nekoliko različitih pravnih zahtjeva i tehničkih normi o elektroničkom izdavanju računa i zbog nedostatka interoperabilnosti.

Kako bi se postigao taj cilj, trebalo je razviti zajedničku europsku normu za semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa (europska norma o elektroničkom izdavanju računa).

  1. Europska norma o elektroničkom izdavanju računa

Europski odbor za normizaciju (CEN) je 28. lipnja 2017. izdao europsku normu EN 16931-1:2017, Elektronički račun – 1. dio: Semantički model podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa i popis sintaksi CEN/TS 16931-2:2017; Elektronički račun – 2. dio: Lista sintaksi u skladu s EN 16931-1, prema CEN-ovu sustavu razvrstavanja.

U normi su određeni i opisani osnovni elementi koje elektronički račun uvijek mora sadržavati, a time bi se olakšalo slanje i primanje elektroničkih računa među sustavima koji se temelje na različitim tehničkim normama.

Pod uvjetom da nisu u sukobu s europskom normom, postojeće nacionalne norme ne bi trebalo zamijeniti i njihovu upotrebu tom normom ne bi trebalo ograničiti te bi trebalo i dalje biti moguće primjenjivati ih usporedno s europskom normom.

Nažalost, čak 12 država članica normu nije implementiralo u roku i sada se događa da neke države članice, tj. njihovi poslovni entiteti ne mogu slati e-račune u druge države članice sukladno normi EU-a za e-račun, a Europska komisija opomenula je one koje nisu implementirale Direktivu.

Komisija je, naime, 21. svibnja 2019. odlučila službeno opomenuti 12 država članica (Cipar, Finska, Francuska, Grčka, Irska, Litva, Luksemburg, Mađarska, Rumunjska, Slovačka, Slovenija i Španjolska) koje još nisu ni prenijele propise EU-a o elektroničkom izdavanju računa u području javne nabave (Direktiva 2014/55/EU) ni primijenile europsku normu o izdavanju e-računa.

Do 17. travnja 2019. javna tijela koja sudjeluju u javnoj nabavi u EU-u trebala su primijeniti europsku normu o izdavanju e-računa kako bi mogla primati i obrađivati elektroničke račune.

Ta norma EU-a poduzećima omogućuje pravodobnu i automatsku obradu e-računa i plaćanja te olakšava upravljanje ugovornim odnosima u svim državama članicama, što ujedno povećava interes poduzeća za sudjelovanje u prekograničnim javnim nabavama.

Kako bi državama članicama pomogla u primjeni te nove norme, Komisija je putem raznih instrumenata, primjerice Instrumenta za povezivanje Europe i njegove infrastrukture za izdavanje e-računa, uložila više od 33 milijuna eura bespovratnih sredstava u uvođenje inovativnih rješenja u tom području, primjerice, u potpunu automatizaciju, robotiku i upotrebu umjetne inteligencije.

  1. Inozemni e-računi u Hrvatskoj

U Republici Hrvatskoj, Zakonom o elektroničkom izdavanju e-računa u javnoj nabavi uvedena je obveza zaprimanja e-računa u postupcima javne nabave i bagatelne nabave od 1. 12. 2018. te obveza izdavanja e-računa u postupcima javne nabave od 1. 7. 2019.

Nakon 1. 7. 2019. nije dopušteno razmjenjivati papirnate račune u javnoj nabavi, već isključivo e-račune sukladne europskoj normi.

Svi e-računi u javnoj nabavi također moraju biti razmijenjeni kroz nacionalnu centralnu platformu za razmjenu e-računa pri Financijskoj agenciji (Fina) – servis eRačun za državu, što znači da se moraju poslati odnosno zaprimiti putem predmetne platforme eRačun za državu, a ne e-poštom.

Prekršajno će se kažnjavati i informacijski posrednici ako budu pružali usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava koji nisu u skladu s europskom normom te ako e-račune neće dostavljati preko uspostavljene nacionalne centralne platforme za razmjenu e-računa.

Stoga u Republici Hrvatskoj, primjerice, inozemni dobavljač može slati elektroničke račune ili preko nacionalne centralne platforme za razmjenu elektroničkih računa (mora napraviti integraciju na nacionalnu centralnu platformu) ili putem mreže PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), pri čemu biti upućeni na FINA-u (jer je FINA zasad jedina u Republici Hrvatskoj formalna članica mreže PEPPOL): https://peppol.eu/.

Mreža PEPPOL označava paneuropski entitet specifikacija koje omogućuju prekograničnu elektroničku nabavu.

PEPPOL ne predstavlja klasičnu platformu za elektroničku nabavu, već nudi niz tehničkih specifikacija koje se mogu implementirati u postojeća rješenja za elektroničku nabavu i usluge elektroničkog poslovanja kako bi bile interoperabilne između različitih sustava diljem Europe, odnosno različitih država članica.

PEPPOL trgovačkim partnerima omogućuje razmjenu elektroničkih dokumenata utemeljenih na standardima na temelju četverokutnog modela razmjene elektroničkih dokumenata.

Ti dokumenti uključuju e-narudžbenice, e-račune, e-kataloge, e-otpremnice, e-avansne pošiljke, odgovore na razini poruke itd.

Pristupne točke PEPPOL-a (access points) povezuju korisnike s mrežom PEPPOL i razmjenjuju elektroničke dokumente na temelju specifikacija PEPPOL-a.

Kupci i dobavljači mogu odabrati svog preferiranog davatelja jedinstvene pristupne točke kako bi se povezali sa svim sudionicima PEPPOL-a koji su već na mreži (načelo: eng. connect once, connect to all, u prijevodu: poveži se jednom, poveži se sa svima).

Računi koji su poslani putem mreže PEPPOL isporučuju se isključivo putem infrastrukture PEPPOL-a.

Navedeno ne uključuje e-mail kao kanal za dostavu računa, već isključivo odgovarajuće protokole odobrene od strane mreže PEPPOL (AS2 ili AS4).

Pošiljatelj e-račun može dostavljati preko mreže PEPPOL pripadajućim protokolom i tada je račun dostavljen primatelju preko FINA-ine pristupne točke (access point) koji je sastavni dio mreže PEPPOL. Više na poveznici: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/

Korištenje rješenjem temeljenog na PEPPOL-u preporučuje se poduzetnicima koji su uključeni u procese prekograničnih javnih nabava.

Za međunarodne tvrtke to je sjajna prilika da izbjegnu potrebu izravnih integracija s nacionalnim platformama za razmjenu e-računa koje se upotrebljavaju u postupcima javnih nabava.

Također, bitno je naglasiti da ako se radi o potpunoj i objektivnoj nemogućnosti izdavanja strukturiranog e-računa, to je uređeno Pravilnikom o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi, članak 13., stavak (2).

Ako izdavatelj e-računa izdaje račun u obliku isprave koja ne može podržati strukturirani elektronički oblik sukladno odredbama Zakona i Pravilnika, dužan je takvu ispravu izdati i poslati sukladno pravilima koja su određena za prateće isprave u članku 17. Pravilnika.

Izdavanje i razmjena pratećih isprava, članak 17.:

(1) Prateće isprave se izdaju i razmjenjuju kao dio strukture eRačuna, sukladno člancima 13. i 14. Pravilnika.

(2) Ako prateće isprave zbog pravnih ili stvarnih razloga ne mogu biti dio strukture eRačuna izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik dužan je na eRačunu navesti poveznicu na prateće isprave i dostaviti ih kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način.

(3) Veličina eRačuna i pratećih isprava, oblik datoteka pratećih isprava i sadržaj poveznice iz stavka 2. ovog članka propisani su u Specifikaciji osnovne upotrebe eRačuna iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

Stoga, ako je u nekom konkretnom slučaju na stvari nemogućnost izdavanja e-računa od strane inozemnog dobavljača, a javnom naručitelju je poslovanje s inozemnim dobavljačem (bilo iz EU-a bilo iz Trećih zemalja) potrebno radi normalnog odvijanja poslovanja, dugogodišnjeg partnerstva i sl., javni naručitelj može se pozvati na navedene članke Pravilnika, a dobavljač usluga će mu izdati i poslati papirnati (odnosno u PDF-u) račun kao i dosad.

Radi potreba revizija, poreznih i gospodarskih nadzora, u tim se slučajevima javnim naručiteljima preporučuje o tome izraditi službenu bilješku u kojoj će se konstatirati kako je javni naručitelj (inozemnog) dobavljača obavijestio o zakonskoj obvezi zaprimanja e-računa za javnu / bagatelnu nabavu koju provodi, da je dobavljač istaknuo objektivnu nemogućnost izdavanja strukturiranog e-računa sukladno normi, te u kojoj će se pozvati na odredbe Pravilnika o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi, članak 13. i 17.

Navedeno ne bi smjelo značiti praksu, naravno, u slučajevima ponavljanja nemogućnosti izdavanja strukturiranog e-računa od strane dobavljača poželjno je, ako je moguće, promijeniti dobavljača.

Maja Radišić – Žuvanić